Archivio Informatico dei cartellini individuali e dei fogli di famiglia

Il progetto propone la creazione di un archivio informatico a partire dall’archivio storico cartaceo dei cartellini individuali e dei fogli di famiglia.
L’archivio creato e’ conforme alle disposizioni del DPR 445/2000 in tema di conservazione sostitutiva e precisamente in merito alla realizzazione di un archivio ottico in sostituzione di quello cartaceo.
La soluzione garantisce la conservazione e la disponibilita’ degli atti indipendemente dallo stato dell’archivio cartaceo poiche’ quanto prodotto sostituisce a tutti gli effetti i documenti di cui per legge o regolamento e’ prevista la conservazione.
La scelta di adeguati campi di indicizzazione consente, inoltre, una notevole riduzione dei tempi di ricerca per la certificazione storica.

I benefici connessi all’attuazione del progetto possono ricondursi sostanzialmente a quegli obiettivi di miglioramento qualitativo dell'efficenza dell'azione amministrativa, di semplificazione della stessa e di trasparenza verso l'utente. In particolare, la realizzazione di un archivio ottico in sostituzione di quello cartaceo, assicura una serie di vantaggi di tipo qualitativo, ossia inerenti gli aspetti organizzativi e le modalita’ operative che concorrono a determinare un miglioramento del livello di efficenza dell’attivita’, e di tipo quantitativo, piu’ direttamente legati a componenti di tipo economico, connessi all'impiego di tempo e risorse dedicate alle attivita’ istituzionali.

Tra i benefici di tipo qualitativo/quantitativo vi sono sicuramente:

• la riduzione dei tempi di ricerca;
• la costituzione di un repository documentale che consente l’accesso in tempo reale ai documenti;
• la piena condivisibilita’ delle informazioni;
• la sicurezza nell’accesso ai documenti, mediante l’attribuzione di password e la definizione di diversi livelli di accesso ed abilitazione;
• il recupero degli spazi destinati agli archivi cartacei presso i singoli uffici e dell’impiego di personale per la gestione di tali archivi;
• la riduzione dei costi, in termini di impiego di tempo e di risorse, connessi alla gestione cartacea dei documenti.

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