Archiviazione Ottica

Il progetto si propone di dare piena attuazione alle disposizioni normative in tema di conservazione sostitutiva e precisamente di realizzare un archivio ottico in sostituzione di quello cartaceo.
I benefici connessi all’ attuazione del presente progetto possono ricondursi sostanzialmente a quegli obiettivi di miglioramento qualitativo dell’efficienza dell’azione amministrativa, di semplificazione della stessa e di trasparenza verso l’utente. In particolare, la realizzazione di un archivio ottico in sostituzione di quello cartaceo, assicura una serie di vantaggi di tipo qualitativo, ossia inerenti gli aspetti organizzativi e le modalita’ operative che concorrono a determinare un miglioramento del livello di efficienza dell’attivita’, e di tipo quantitativo, piu’ direttamente legati a componenti di tipo economico, connessi all’impiego di tempo e risorse dedicate alle attivita’ istituzionali. Tra i benefici di tipo qualitativo vi sono sicuramente:

• la riduzione dei tempi di ricerca;
• l’eliminazione dei tempi di trasferimento dei documenti cartacei tra uffici;
• la costituzione di un repository documentale che consente l’accesso in tempo reale ai documenti;
• la piena condivisibilita’ delle informazioni;
• la standardizzazione dei criteri di archiviazione e di classificazione dei documenti;
• la sicurezza nell’accesso ai documenti, mediante l’attribuzione di password e la definizione di diversi livelli di accesso ed abilitazione;
• la trasparenza amministrativa e l’effettiva possibilita’ di accesso ai documenti ai sensi di legge;
• la costituzione di un patrimonio informativo quale strumento di supporto decisionale.

• il recupero degli spazi destinati agli archivi cartacei presso i singoli uffici e dell’impiego di personale per la gestione di tali archivi;
• la riduzione dei costi, in termini di impiego di tempo e di risorse, connessi alla gestione cartacea dei documenti.

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