Posta elettronica digitale (PEC)

Con decreto approvato in via preliminare il 19/02/2010 (Codice dell’Amministrazione Digitale 2010) al punto v-bis viene definita la posta elettronica certificata come un “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”

Pertanto la posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale.

La normativa sulla posta elettronica certificata attribuisce al CNIPA differenti compiti. In particolare indica tale soggetto come custode e gestore delle regole tecniche. È inoltre compito del CNIPA provvedere alla pubblicazione di aggiornamenti, in coerenza con gli standard specificati nella normativa di riferimento.

Il CNIPA rende disponibile una apposita sezione riguardante la posta elettronica certificata, contenente una versione scaricabile di tutta la documentazione valida ai fini di legge e riguardante la PEC.

I VANTAGGI

Il servizio di PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale, tra i quali:

• OGNI FORMATO DIGITALE PUÒ ESSERE INVIATO TRAMITE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA;
• I MESSAGGI POSSONO ESSERE CONSULTATI DA OGNI COMPUTER CONNESSO A INTERNET;
• CERTIFICAZIONE DEGLI ALLEGATI AL MESSAGGIO;
• L'AVVENUTA CONSEGNA DELLA MAIL VIENE GARANTITA, NEL CASO NON SIA POSSIBILE CONSEGNARE IL MESSAGGIO L'UTENTE VIENE INFORMATO;
• LE RICEVUTE DI CONSEGNA HANNO VALIDITÀ LEGALE;
• TRACCIABILITÀ DELLA CASELLA MITTENTE E CONSEGUENTEMENTE DEL SUO TITOLARE (SE IL TITOLARE È STATO IDENTIFICATO CON CERTEZZA);
• VI È CERTEZZA SULLA DESTINAZIONE DEI MESSAGGI;
• L'INVIO DEI MESSAGGI PUÒ AVERE COSTI INFERIORI A QUELLO DELLE RACCOMANDATE;
• ELEVATI REQUISITI DI QUALITÀ E CONTINUITÀ DEL SERVIZIO.
• OBBLIGO DA PARTE DEL GESTORE DI ARCHIVIARE TUTTI GLI EVENTI ASSOCIATI AD INVII E RICEZIONI DI MESSAGGI PEC, PER UN PERIODO DI TRENTA MESI;
• OBBLIGO DA PARTE DEL GESTORE DI APPLICARE LE PROCEDURE ATTE A GARANTIRE IL RISPETTO DELLE MISURE DI SICUREZZA PREVISTE DAL CODICE DEI DATI PERSONALI E LA SICUREZZA DELLA COMUNICAZIONE;
• CERTIFICAZIONE DELL'AVVENUTA CONSEGNA DEI MESSAGGI E DEI SUOI ALLEGATI;
• SEMPLICITA' DI INOLTRO, RIPRODUZIONE, ARCHIVIAZIONE E RICERCA;
• VELOCITA' DELLA CONSEGNA;

Firma Digitale

Dal punto di vista informatico la firma digitale rappresenta un sistema di autenticazione di documenti digitali tale da garantire il c.d. non ripudio ed è basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica o PKI.

Il concetto di firma digitale identifica quel tipo di sottoscrizione che può essere apposta ai documenti informatici certificandone la paternità così come avviene con la firma autografa apposta ai documenti tradizionali.

Casi pratici

• Privati che vogliono evitare spese e code per l’invio delle proprie raccomandate.
• Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.
• Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini.
• Inoltro di circolari e direttive.
• Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture.
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte.
• Gestione di gare di appalto.
• Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.).
• Inoltro di circolari e direttive.
• Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete".
• Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.
• Comunicazioni di natura amministrativa tra il datore di lavoro e i propri dipendenti.